Reporte de ventas: el manual de supervivencia de cualquier comercial

Independientemente del sector, no tiene sentido avanzar si, no nos detenemos a analizar cómo lo estamos haciendo y qué resultados estamos obteniendo.

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Gracias al reporte de ventas tendremos una visión de la situación real de la empresa, nos permitirá realizar previsiones y, lo que es más importante, marcar las hojas de ruta a corto, medio.

Al fin y al cabo, una de las principales herramientas con las que cuentan las empresas para saber qué estrategias implementar y cuáles abandonar, son sus propios resultados. Ni el análisis de la competencia ni del sector nos darán información tan veraz y cercana como las conclusiones que podamos extraer de nuestros clientes, casos de éxito y, por qué no, también errores.

Aplicado al equipo comercial, el reporte de ventas se convierte en una herramienta de supervisión imprescindible de cara a optimizar los recursos y alcanzar los objetivos planteados. Sería un error que tanto la Dirección comercial como la fuerza de ventas entendiera este documento como un mecanismo de control –en su sentido más negativo–, todo lo contrario.

El comercial perfecto buscará generar un feedback sobre sus acciones y, a la vez, un buen informe de ventas fomenta la transparencia en las organizaciones e influye directamente en la creación de valor de la compañía.

El reporte de ventas debe estar alineado con la estrategia

Cuando el equipo comercial plantea sus acciones siempre lo hace pensando en que estas van a suponer un aumento de las ventas. Sin embargo, puede que estas estrategias fallen en un momento dado y solo seremos capaces de compensar los “daños” si contamos con un sistema de reporting que nos alerte de aquellos puntos de venta y/o clientes que se desvían del camino previsto. Gracias a ese seguimiento será posible intervenir en ese ciclo de venta y plantear soluciones ad hoc.

El reporte de ventas debe ser flexible

¿Quién o quiénes van a ser los destinatarios del reporte de ventas? No todos los departamentos quieren –ni deben– conocer al detalle la información con la que cuenta el equipo comercial.

Para saber qué información incluir en cada caso sigue esta regla: a mayor nivel jerárquico, aporta más información de diagnóstico y menos datos. Eso sí, hay una serie de datos que no pueden faltar como son: las visitas comerciales realizadas, el número de prospectos impactados, los ingresos en ventas en un periodo concreto, la previsión de ventas inicial, el margen medio de venta…

El reporte de ventas debe apoyarse en la tecnología

 Una de las claves para que el reporting funcione es que se haga de forma periódica. Sin embargo, el equipo comercial no podrá cumplir con esta tarea sin la ayuda de la automatización. En numerosas ocasiones hemos resaltado la importancia que juega la tecnología en el outsourcing comercial y su papel es más relevante si cabe al realizar los informes ya que permite optimizar los procesos ahorrándonos el trance de repetirlos una y otra vez, así como los posibles errores humanos.

Además, contar con un software especializado nos permite aglutinar todos los datos en las distintas bases de datos de la organización y presentarlos de forma rápida, comparada y en tiempo real. La automatización es un factor clave, también, para cumplir con el punto anterior ya que nos permite confeccionar en pocos segundos varias versiones del mismo informe en función del destinatario o las necesidades de cada momento.

El reporte de ventas debe ser breve

La empresa debe tener claro lo que necesita analizar y qué objetivo pretende lograr. No se puede analizar todo y tampoco será útil. Es importante que los mandos superiores planteen reportes de ventas prácticos, útiles y que no impliquen que la fuerza comercial dedique gran parte de su jornada laboral a la realización de informes.

El reporte de ventas debe aportar valor

Esta debe ser la principal premisa que tenga el equipo comercial al realizar los informes. Es fundamental que ellos entiendan el por qué de esta tarea y es que, además de los beneficios que ya hemos comentado –mejora la capacidad de reacción y transparencia– el reporting de ventas nos ayudará a mejorar la relación con los clientes, revisar su histórico, aumentar el conocimiento y eficacia de las acciones y, sobre todo, mejorará la gestión comercial de la organización.

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